2020/10/30名古屋
WEB会議のコツ
コロナ禍で出張などが制限されている中、派遣社員の皆さんもWEBでの会議や打ち合わせに参加される機会が増えているようですが、
WEB会議に参加してみたけれど、何となく変な感じです…慣れないですね…
といった声が聞かれます。
回数を重ねていくとコツが掴めてくると思うのですが、
これからWEB会議に参加されるという方にも参考になればと思い、
WEB会議のコツ、マナーやルールについて調べてみました。
◆会議の内容を事前に確認しておく
（さらに自分の考えや意見もまとめておくと良い）
◆接続テストを実施する
（通信トラブル防止）
◆必要な資料をすべて開いておく
◆時間の余裕を持って入室する
（会議開始の5～10分前位には身だしなみ、接続テスト、資料の確認などを行い時間に余裕を持って
入室する）
≪WEB会議中の基本ルール≫
◆発言しない時はマイクをミュートにしておく
（これを忘れると、自宅参加の場合には家庭内の様々な音が聞こえてしまったり、グループ会議ではふとした雑談が
聞こえてしまったりという失敗につながります）
◆発言の際は話し始めと終わりを明確にする
（同時に話し始めてしまう事や、発言中の方に被せて話してしまう事を防げるよう、発言する時には「良いですか？」
と一言前置きをし、発言の終わりには「以上です」と伝えるようにします。
ホストが一人の場合は気付いてもらえない事もありますが「手を挙げる」などの機能を利用するのも一つです）
◆相手の発言は最後まで聞く
◆普段よりもハキハキと話すよう心掛ける
（マイクの性能や環境によって、言葉が聞き取り辛い、遅れて聞こえるという事が起きる可能性もあるため、
はっきり、ゆっくり、少し大きめの声で話すことを意識すると良いようです）
≪自宅から参加する場合のマナー≫
◆最低限の身だしなみを整える
◆できるだけ映り込みをなくす
（映り込みが気になる場合は、バーチャル背景の機能があれば利用してみると良いかもしれません）
◆騒音に注意する
（家族の声やテレビの音、近隣の工事などに気をつけましょう）
≪進行役やホスト側になったら≫
◆目的、目標を明確にしておく
◆会議の内容や資料を事前に共有する
◆終了時間を決めておく
◆参加者が意見しやすよう促す
私はZOOMやTEAMSの経験がありますが、システムは違っても機能は似ているところが多く、慣れれば難しいもの
ではありません。
ホスト側で参加人数が多い場合などは、参加承認をするだけでも時間がかかるし、「手を挙げる」やチャットに
気を取られると進行が覚束なくなることもあるので、役割分担しておくとスムーズに進めることができます。
参加の際には筆記用具とメモも手元においておくと便利です。
そして、参加者の場合、ミュートになっていることが多いので、うなづいたり、手で○×を表現する時も大きめの
リアクションを取るようにすると良いと思います。
最初は不安や拒否感が強いと思いますが、慣れると結構便利ですし、無料のアプリなどを利用して、友人や仲間との
コミュニケーションにも使えてそれなりに楽しめるようになってくると思います。
本当は、直接会って話せることが一番良いし嬉しい事ですが、今はまだ我慢の時、たとえ遠隔でも、機能を利用して
便利に、そして楽しく頑張っていきましょう！
